E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: KMU jetzt vorbereiten

Die E-Rechnungspflicht rollt in Stufen auf den deutschen Mittelstand zu, und 2027 wird das entscheidende Jahr. Seit dem 1. Januar 2025 muss bereits jedes Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand strukturierter E-Rechnungen folgt gestaffelt - und betrifft je nach Vorjahresumsatz schon ab 2027 oder spätestens ab 2028 nahezu alle inländischen B2B-Umsätze.

Viele KMU schieben das Thema noch vor sich her, weil die Versandpflicht erst in der Zukunft greift. Das ist riskant. Die Umstellung betrifft nicht nur ein Rechnungsprogramm, sondern Buchhaltung, Archivierung und Geschäftsprozesse insgesamt. Wer jetzt plant, vermeidet teure Hauruck-Aktionen kurz vor der Frist und nutzt die Digitalisierung als echten Effizienzgewinn.

Der Stufenplan der E-Rechnungspflicht im Überblick

Der Gesetzgeber hat einen klaren Zeitplan vorgegeben, der sich am Vorjahresumsatz orientiert. Diese Termine sollten Sie kennen:

• Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich
• Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026
• Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle übrigen inländischen Unternehmen im B2B-Bereich

Maßgeblich für die 800.000-Euro-Grenze ist der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026 nach Paragraf 19 Absatz 3 UStG. Lag Ihr Umsatz 2026 darunter, dürfen Sie für Umsätze nach dem 31. Dezember 2026 noch bis zum Ende des Jahres 2027 herkömmliche Rechnungen ausstellen. Spätestens ab 2028 gilt die Pflicht dann ausnahmslos.

Beachten Sie, dass die E-Rechnungspflicht nur für inländische B2B-Umsätze gilt, also für Leistungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie bestimmte steuerfreie Umsätze sind von der Pflicht ausgenommen. Diese Abgrenzung sollten Sie kennen, bevor Sie Ihre Prozesse umstellen, damit Sie weder zu viel noch zu wenig anpassen.

XRechnung oder ZUGFeRD: Diese Formate sind erlaubt

Eine echte E-Rechnung im gesetzlichen Sinn ist nicht einfach eine PDF-Datei. Sie muss ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931 verwenden. In Deutschland haben sich zwei Standards durchgesetzt:

• XRechnung: ein reines XML-Format, das vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt wird
• ZUGFeRD: ein Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML, das für Menschen lesbar bleibt und sich gut für den schrittweisen Einstieg eignet

Wichtig: Eine klassische PDF-Rechnung gilt künftig nicht mehr als elektronische Rechnung. Sie ist nur eine grafische Darstellung, die ein Computer nicht automatisch auslesen kann. Wer weiterhin nur PDFs verschickt, erfüllt die E-Rechnungspflicht nach Ablauf der Uebergangsfristen nicht.

Für die meisten KMU ist ZUGFeRD der pragmatische Einstieg. Sie erhalten eine ganz normal lesbare PDF-Datei, in der die strukturierten Daten unsichtbar mitreisen. Empfänger ohne automatisierte Verarbeitung sehen einfach die gewohnte Rechnung, während moderne Systeme die XML-Daten direkt verbuchen können. So bleiben Sie flexibel, egal wie weit Ihre Geschäftspartner bei der Automatisierung sind.

Empfangen können ist bereits heute Pflicht

Auch wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen versenden müssen, sind Sie schon jetzt in der Pflicht, sie zu empfangen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen eingehende E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. In der Praxis genügt dafür zunächst ein E-Mail-Postfach, das XML- oder ZUGFeRD-Dateien annimmt. Sinnvoll ist jedoch eine Lösung, die die strukturierten Daten direkt auslesen und in die Buchhaltung übergeben kann.

Unterschätzen Sie diesen Punkt nicht. Schon heute können Geschäftspartner Ihnen rechtskonforme E-Rechnungen zusenden, und Sie sind verpflichtet, diese ordnungsgemäß zu verarbeiten. Wer eingehende XML-Rechnungen nur ausdruckt und ablegt, riskiert Probleme beim Vorsteuerabzug und bei einer Betriebsprüfung. Klären Sie deshalb frühzeitig, ob Ihre aktuelle Lösung eingehende E-Rechnungen wirklich korrekt erkennt, anzeigt und revisionssicher speichert.

GoBD-konforme Archivierung nicht vergessen

Ein häufig unterschätzter Punkt der E-Rechnungspflicht ist die Aufbewahrung. E-Rechnungen müssen in ihrem Originalformat archiviert werden - also als XML-Datei oder als vollständiges ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Steuerlich führend ist dabei der strukturierte Datensatz, nicht der Ausdruck.

Die Anforderungen der GoBD verlangen, dass die Rechnung während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert und jederzeit abrufbar bleibt. Ein einfaches Abspeichern im E-Mail-Postfach reicht dafür nicht aus. Sie brauchen ein revisionssicheres Archiv, das Manipulationen ausschließt.

Häufige Irrtümer rund um die E-Rechnung

Rund um die E-Rechnungspflicht halten sich hartnäckig einige Missverständnisse, die zu Fehlentscheidungen führen können. Drei davon räumen wir hier aus:

Eine PDF reicht doch aus

Falsch. Eine reine PDF erfüllt nach Ablauf der Uebergangsfristen nicht die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung. Erst ein maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ist rechtskonform.

Das betrifft nur große Unternehmen

Falsch. Spätestens ab 2028 gilt die Versandpflicht für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von der Größe. Und die Empfangspflicht besteht ohnehin schon seit 2025 für jeden.

Ich habe ja noch bis 2028 Zeit

Riskant. Wer über 800.000 Euro Umsatz hat, ist bereits ab 2027 versandpflichtig. Und unabhängig davon müssen alle eingehenden E-Rechnungen schon heute korrekt verarbeitet und archiviert werden.

So bereiten sich KMU jetzt richtig vor

Die Umstellung gelingt am besten in klaren Schritten. Prüfen Sie zuerst, ob Ihre aktuelle Software E-Rechnungen erstellen und empfangen kann. Klären Sie, ab wann Sie konkret versandpflichtig werden, und richten Sie ein revisionssicheres Archiv ein.

• Buchhaltungs- oder ERP-Software auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen
• Eigene Umsatzgrenze für 2026 ermitteln und Frist festlegen
• Empfangsweg für eingehende E-Rechnungen einrichten
• GoBD-konforme Archivierung sicherstellen
• Mitarbeitende in der Buchhaltung schulen

Aus der Pflicht einen Vorteil machen

Die E-Rechnungspflicht wird häufig nur als lästige Vorgabe gesehen. Tatsächlich steckt darin ein erheblicher Effizienzgewinn. Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich automatisch erfassen, prüfen und verbuchen. Das manuelle Abtippen entfällt, Tippfehler werden seltener und der Freigabeprozess beschleunigt sich spürbar.

Wer die Umstellung mit Bedacht angeht, profitiert mehrfach:

• Schnellere Bearbeitung und kürzere Durchlaufzeiten in der Buchhaltung
• Weniger Fehler durch automatische Datenübernahme
• Bessere Liquiditätsplanung durch transparente Rechnungsstände
• Geringere Kosten für Druck, Porto und Papierarchivierung
• Reibungslose Anbindung an Steuerberatung und Banken

Aus der gesetzlichen Pflicht wird so ein echter Modernisierungsschub für Ihre digitalen Geschäftsprozesse. Wichtig ist nur, dass Sie die Umstellung nicht isoliert betrachten, sondern in den gesamten Workflow von Angebot bis Zahlungseingang einbetten.

Ein praktischer Tipp: Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Steuerberater und Ihren wichtigsten Geschäftspartnern. Wenn Lieferanten und Kunden ihre Systeme aufeinander abstimmen, läuft der Datenaustausch reibungslos und die Vorteile der Automatisierung kommen voll zur Geltung. Eine kleine Investition in die Vorbereitung spart später viel manuelle Nacharbeit und vermeidet Rückfragen wegen formal fehlerhafter Rechnungen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist kein kurzfristiges Projekt, sondern eine grundlegende Umstellung Ihrer Rechnungsprozesse. Mit der Versandpflicht ab 2027 und der vollständigen Pflicht ab 2028 bleibt nicht mehr viel Zeit. Wer die Empfangsfähigkeit, die richtigen Formate und eine saubere Archivierung jetzt angeht, ist nicht nur rechtssicher unterwegs, sondern profitiert von schnelleren Abläufen und weniger manueller Arbeit. Der beste Zeitpunkt für die Umstellung ist deshalb nicht kurz vor der jeweiligen Frist, sondern jetzt, solange Sie in Ruhe planen und testen können.

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